有效的虚拟通信

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有效的虚拟通信是当今商业环境中的必要性。在许多组织中有常见的是拥有全职或兼职远程员工。一些企业在世界各地的不同地理位置设有办事处。合作伙伴和客户与各国的组织进行业务。为了确保组织满足其目标,员工需要了解有效的虚拟通信实践并将其投入行动。

使用正确的技术

有各种各样的技术解决方案可以帮助员工进行虚拟交流。除了电话和电子邮件,企业还可以利用Skype等即时通讯平台,让员工能够快速询问问题,并保持彼此的信息更新。有了Slack这样的工具,与团队在项目上的合作变得更加容易,企业可以利用它更好地组织与项目相关的沟通。使用Zoom和GoToMeeting等工具的视频会议非常流行,可以进行虚拟的面对面对话。

重要的是选择适当的技术用于虚拟通信时手头的任务。例如,可能没有必要通过视频会议来问一个简短的问题。这可能更适合即时消息。类似地,JIRA等项目管理工具是记录项目更新的最佳场所,这样它们就不会在你的电子邮件收件箱中丢失。

在虚拟交流中充分呈现

工作中同时处理多项任务有助于员工提高效率。然而,在虚拟交流中,保持镇定是很重要的专注于对话.在在更新队友时,避免使用手机会议或发短信时查看电子邮件的脉冲。虚拟通信需要员工积极注意对话。因为同事们经常不在同一个地方,所以确保所有的沟通准确、集中和清晰是至关重要的。

陈述目标、意图和结果

像亲人的通信一样,虚拟通信有时可以偏离轨道。为了重视每个人的时间,它通过陈述来开始每个沟通目标和意图并概述什么样的结果你想要取得成就。对待虚拟会议要像对待面对面的会议一样做好准备。如果是你主持会议,起草一份议程,事先发给与会者。如果你正在参加会议,回顾一下议程并准备好你的贡献。

对于基于文本的通信,如电子邮件、消息和更新,请确保作出响应,向发件人显示您已阅读了通信。如有必要,说明你打算根据该信息采取行动。有时候,一句简单的“thanks for the update”就可以告诉你的同事你已经收到了这条信息。

让团队更新

有效的虚拟交流需要诚实和响应性.由于肢体语言和语调会在某些虚拟交流中消失,所以知道接收者能从你的信息中确定什么和不能确定什么是至关重要的。例如,如果Slack的邮件中有什么让你不开心,发送者很可能不会知道,除非你告诉他们,因为他们看不到你的表情,也听不到你的声音。

除了与团队进行诚实的沟通外,在工作时间及时回复同事也是很重要的。许多远程团队处理时间敏感的问题,同事不能等待数小时的电子邮件回复。因此,请确保在工作时间一直打开计算机上的虚拟通信通道,这样您就可以根据需要接收通知和回复。

提供指引及培训

如果您的业务没有虚拟通信策略,则建立一些虚拟通信策略的指导方针帮助员工了解如何有效沟通。提供入门培训关于如何最大限度地利用虚拟通信工具,帮助员工利用所有的功能和实现生产力效益。